I faget Eksperter i Team denne våren har jeg samarbeidet med fire andre om å produsere to rapporter. En teknisk, som gikk på konstruksjon av en stor flytende øy til turistformål (MFLI-Mega Floating Leisure Island) og en prosess-orientert rapport som dokumenterte arbeidet i team.

Vi valgte for begge rapportene å bruke en Wiki for å dele informasjon. Dette var et bevisst valg for å slippe problemer med versjonshåndtering etc. Her vil jeg se på bruken av Wiki som et arbeidsverktøy, og komme med noen erfaringer vi gjorde.

Valg av verktøy
Vi valgte som sagt å skrive rapportene i en wiki, vi satt opp en MediaWiki på ntnu-serveren. Da en link til en wiki ikke er akseptert som innleveringsformat valgte vi å bruke LaTeX til typesetting og formatering av de endelige rapportene.

Arbeidsmetode
Når wikien var satt opp laget vi en side vi kalte “Teknisk rapport”. Vi tok så for oss malen for rapporten vi skulle levere, og laget en liste med alle delseksjoner som skulle med. Disse linket til egne sider.

For å begynne å skrive på en delseksjon gikk vi altså inn på siden for denne og begynte å skrive. Vi brukte wiki-typesettings-kommandoer for lister, overskrifter, uthevinger etc. I tillegg brukte vi stavekontrollen i nettleseren for å sjekke språket. Der vi ikke hadde wiki-kommandoer for typesetting skrev vi inn LaTeX-kommandoer, eller i det minste en LaTeX-kommando som ville få kompileringen til å stoppe, så vi visste hvor vi manglet formatering.

Det fine med en wiki er historikken og “Recent Changes”, hver gang en underartikkel ble endret kan man gå inn og se hva som har blitt endret av hvem og når. Man kan også gå tilbake til tidligere versjoner. Det at det til en hver tid finnes kun en oppdatert versjon av et dokument hjelper også på for å unngå versjonstrøbbel. Man kan hele tiden gå inn å rette andres arbeid uten å måtte utveksle filer frem og tilbake.

Av de fem deltakerene registrerte tre seg med brukernavn så vi fikk kobla oppdateringer til person. I ettertid ser vi at alle burde vært registrert, og at man må være forsiktig med hvor man logger inn så ikke flere personer skriver med samme brukernavn, eller feil person skriver med et brukernavn.

Konvertering til LaTeX
Når vi var fornøyd med resultatet begynte arbeidet med å ta teksten fra wikien og få den over i LaTeX. Vi tok da for oss hver underside og laget denne som en section og brukte \insert{} i LaTeX. Alle wiki-typesettings-kommandoer måtte erstattes med LaTeX-kommandoene. Dette ble gjort manuelt, men vi så også litt på bruk av Regex for å gjøre det automagisk.

Det som skapte mest problemer var ligninger, tabeller og figurer. Dette håndterer latex og wikien ganske forskjellig, så her måtte vi bruke mye manuell gjetting. ligninger og formler var enten gitt som ren tekst, eller bilder fra f.eks. MathType. Tabeller var ofte i et word-format, mens figurer måtte skaleres og konverteres til .eps og .jpg.

Referanser gikk greit i de tilfeller vi hadde markert i teksten at vi skulle ha en referanse, der det ikke var gjort måtte vi følge med for å finne referanser i ren tekst og sette inn en \cite{}. Referanselista var en egen side på wikien som med jevne mellomrom ble konvertert til BibTeX-format. Så lenge all informasjon var gitt på wiki-sida skapte ikke dette noe særlig problemer.

Problemer
Vi støtte naturligvis på noen problemer også med denne arbeidsmåten, de viktigste var disse:

• Siden hverken wikien eller latex er et WYSIWIG-verktøy ble de i gruppa som er vant til slike litt desorienterte. Dette kombinert med “frykten” for å publisere noe halvferdig førte til at endel skrev teksten i f.eks Word for så å lime den inn i wikien når den var ferdig. Som en følge av dette mistet vi aspektet med oppdateringer underveis.
• En del rettelser og endringer ble ikke identifisert før teksten var tatt inn i LaTeX. Dermed ble det en del runder med mail-sending og utsending av nye versjoner, som var nettopp det vi ville unngå.
• Da ikke alle i gruppa kjente latex var det varierende i hvor stor grad teksten i wikien var tilpasset konvertering til latex. Spesielt med tanke på referanser og formler.
• Det at noen ikke var logget inn med brukernavn, eller med feil brukernavn skapte noe forvirring om hva som var gjort av hvem etc.
• Forskjellen i arbeidsmåte gjorde at ikke alle lagret alle endringer med en gang (grunnet skriving i Word f.eks.) Dermed manglet vi litt av oversikten vi ønsket oss

Hva ville jeg gjort anderledes?
Hvis jeg skal benytte denne arbeidsformen senere er det en del ting jeg ville gjort anderledes, bla.a.:

• Alle deltakerene skulle ha satt seg inn i hvordan wikien fungerer, med innlogging, “recent changes”, “history”, opplesting av bilder etc.
• Alle deltakerene skulle ha gjort seg kjent med grunnleggende LaTeX, bla.a. \cite{} og andre tekstmarkeringer.
• All tekst skulle ha gått via wikien, slik at denne var den eneste kilden til tekst. Ingen mailing eller opplasting av word-dokumenter.
• Først når vi var 100% sikre på at innholdet var slik vi ønsket det skulle det bli konvertert til latex, dette for å slippe editering i latex-editor og mangelen på versjonskontroll her. Et problem her er estimering av sideantall etc, dette måtte ha blitt løst på en fornuftig måte.

Konklusjon
Alt i alt er jeg meget fornøyd med denne måten å arbeide med en rapport på. Så lenge punktene over overholdes og alle har en ide om hva verktøyene gjør og hvordan de brukes er dette en flott måte å samarbeide på. Imidlertid blir det fort merarbeid hvis man ikke følger planen med tanke på editeringer etc, så dette må man passe på. Det største problemet er mangelen på “previews”, det er vanskelig å se hvordan rapporten blir seende ut før den er kompilert i LaTeX. Imidlertid er jeg sikker på at dette oppveies med at man slipper alle problemer med å videresende eller laste opp word og open-office dokumenter, med manglende versjonskontroll, forskjellig tekstformatering og faens oldemor. Dermed vil jeg absolutt anbefale å bruke dette som en arbeidsmetode. Som en bonus får man en flott typesatt rapport med LaTeX.